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Notícias envolvendo denúncias de desvio e superfaturamento ou fraude na prestação de contas ainda são comuns. O problema é que quando a falta de interesse do condômino combina com um administrador desonesto, o risco é mesmo muito alto.
A recomendação de Paulo é que os moradores se envolvam no dia a dia do condomínio, isso quer dizer participar das assembleias, acompanhar decisões e negociações por parte do síndico ou da administradora, bem como a prestação de contas pelo demonstrativo de entrada e saída de recursos. Esse relatório tem que aparecer ao menos uma vez por ano, mas em vários condomínios o regimento determina que sejam mais frequentes.
No caso de quem contrata uma administradora terceirizada para cuidar das contas, o relatório tem que estar disponível para todos. Esses documentos são importantes para o síndico porque comprovam a idoneidade dele na administração do condomínio.
Para Paulo Roberto Melor o canal de comunicação precisa estar sempre aberto. "A assembleia é o momento de convocar o conselho de moradores, síndico e, se for o caso, a administradora, para discutir despesas extraordinárias, levantamentos de preços e demais situações que fujam à rotina. O volume de dinheiro é muito grande para que o morador ignore o que é feito com ele", diz.
Participação
No caso de um condomínio onde a maioria dos moradores é de locatários, procurações podem garantir que eles participem e opinem na administração, transmitindo aos proprietários ausentes o que está acontecendo. E se ainda assim algum procedimento gerar dúvidas, comissões de moradores podem convocar uma nova prestação de contas.
Se o síndico não se sentir preparado para assumir todas as atribuições, pode contratar o apoio de uma empresa especializada.
A administradora de condomínio pode oferecer serviços específicos como controle de orçamento e contas, assessoria jurídica, recrutamento e administração de pessoal, entre outros.
Nesse formato, quando mantida a figura do síndico, Gilmar explica que ele se torna uma espécie de relações públicas e se ocupa principalmente de promover uma convivência pacífica e saudável entre os moradores, monitorar a administradora e convocá-la quando necessário para solucionar os problemas.
No condomínio a responsabilidade deve ser coletiva. Todos os moradores, inclusive locatários, tem sua parcela de responsabilidade.
Residenciais com baixa participação de condôminos ficam mais vulneráveis a fraudes.
Auditoria pode ser necessária
As fraudes mais comuns passam pela documentação (recibos simples não tem valor jurídico), superfaturamento de contas e compras, que podem ser questionadas pelos moradores, saques injustificados e falta de repasse da contribuição do INSS dos funcionários. "Se o síndico paga uma conta de última hora e pega só o recibo, isso não quer dizer que agiu de má fé, basta que ele justifique a razão e providencie o documento certo depois", diz.
A regularização da documentação deve ser observada antes de aprovar as despesas. O demonstrativo de todas as entradas e saídas deve ser assinado pelo conselho dos moradores, síndico e vice (ou representantes da administradora), o documento tem validade por cinco anos. "As pessoas só se interessam quando precisam mexer no bolso. Contratar terceiros pode parecer bom, mas é preciso vigiar como a empresa atua no mercado, se é idônea, pegar referências e acompanhar as decisões tomadas. O condômino tem que participar da administração, tenha síndico ou não", enfatiza.
O condomínio pode contratar uma auditoria jurídica e contábil para checar e reorganizar documentos.
