Tudo em ordem nas contas do condomínio?

Desde o início do ano, o síndico deve planejar as contas do condomínio para dar sustentação necessária para a execução do planejamento de curto e longo prazo. As contas devem ser organizadas através do orçamento e prestação de contas, para que o condomínio funcione corretamente. 

Em 2014, Carlos Eduardo Vieira, assumiu o cargo de síndico do Condomínio Varandas do Sul, e encontrou o condomínio sem organização e planejamento. Assim, foi inevitável aumentar a taxa de condomínio para que os problemas não aumentassem. “As cotas condominiais eram pagas em dinheiro e os condôminos não tinham recibos. O primeiro passo foi organizar o caixa do condomínio. Inserimos a cobrança através de boleto, pois assim se o condômino deixasse de pagar, já entra o juros e multa. Antes, o condômino chegava lá com atraso de um mês e liberava a multa e o juros”, diz Carlos. 

“Cobramos aos inadimplentes e, infelizmente, quem não tinha recibo para comprovar o pagamento, teve que pagar novamente. Nos balancetes da época tem, inclusive, anotações de conselheiros alertando para isso, que estava errado receber dinheiro, pois facilitava desvios e tudo mais”, diz o síndico. 

Com isso, foi necessário aumentar em R$100,00 a cota condominial. “Ela estava há quatro anos sem aumento, era R$195,00, e teve que ir para R$295,00, para que o condomínio voltasse a funcionar, e claro, teve apoio da assembleia”, conclui o síndico. 

De acordo com o economista Alexandre Rodrigues, especialista em finanças corporativas, é de suma importância para o maior controle e gestão dos recursos do condomínio que se realize a previsão orçamentária (todo início de ano) e a prestação de contas mensalmente. “Com essas ferramentas, o administrador terá mais tempo para outras demandas, realizando uma gestão mais participativa”, conclui Alexandre.

Mensalmente deve ter o controle das quotas em atraso (inadimplentes), multas recebidas, saldos bancários, saldos em poupança, posição do fundo de reserva, da conta, benfeitorias, valores dos acordos judiciais e extrajudiciais, entre outros. “Para melhor visualização dos itens da prestação de contas, aconselha-se a fazer gráficos do consumo de água e energia, saldo bancário, saldo de inadimplentes e o que mais interessar ao condomínio”, alerta Alexandre. 

“Caso sobre espaço na folha de prestação de contas, transcreva algum item do regulamento ou da convenção ou envie alguma mensagem de utilidade para o condômino. O responsável pela prestação deverá zelar pela transparência, possibilitando o acesso do condômino às informações de sua administração. Há necessidade de ficar atento aos prazos de documentações como a RAIS (Relação Anual de Informações Sociais), que apresenta todos os funcionários que trabalham e trabalharam no condomínio durante o ano, que começa 20 de janeiro e vai até 20 de março do mesmo ano”, diz o economista. 

Cabe ressaltar, que a documentação relativa ao condomínio deverá ser mantido guardada por um prazo de cinco anos para eventuais necessidades de verificação contábil.

Organize as contas do condomínio

Orçamento: A administradora do condomínio (ou síndico), ao assumir um condomínio, deve planejar o orçamento para obtenção da receita e previsão de despesas, apresentando-as para discussão e aprovação em Assembleia Geral. Com base na previsão orçamentária, é feito o rateio das quotas do condomínio.

Prestação de contas: Ao término do mês deve-se apresentar um balancete de contas detalhado, referente ao mês anterior. Todos os documentos comprobatórios deverão ter o visto síndico e a pasta deverá ser analisada pelos membros do conselho.

Por Olivar de Matos - jornalista