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Prestação de contas recorrente é a melhor alternativa
É inegável a importância de uma boa prestação de contas para
o condomínio. Tanto é que a mesma é obrigatória: deve ser feita, no mínimo,
anualmente, conforme o artigo 1.348 do Código Civil, da parte das competências
do síndico: VIII - prestar contas à assembleia, anualmente e quando exigidas;
Mas é fundamental, no resto do ano, que haja tranquilidade
entre os condôminos de que os recursos de todos estão sendo bem empregados.
Por isso, elencamos abaixo algumas medidas para que a sua
gestão tenha como característica a transparência na prestação de contas.
1) Auditoria
preventiva
Os benefícios de uma auditoria mensal e preventiva são
expressivos, principalmente em condomínios de grande porte, onde há a
necessidade de diversos prestadores de serviços e há um volume de compras
consideravelmente maior que em um condomínio de pequeno porte.
Com esse tipo de serviço, um profissional audita a pasta de
contas mensalmente, e indicam se aquele material está dentro do esperado ou
não.
É indicado que todos os moradores tenham acesso ao relatório
da empresa auditora, que deve necessariamente ter um contador para assinar o
parecer.
2) Balancete no boleto
Essa medida já é usada em diversos condomínios e tem tido
boa aceitação onde é implantada.
“A informação é sempre bem vinda para os moradores. Mesmo
que não fique muito claro para todos, vale a pena usar o boleto para dar
ciência aos moradores sobre a saúde financeira do empreendimento”, argumenta Leandro,
diretor da administradora Ascon.
3) Site do condomínio
É cada vez mais comum hoje que condomínios ou
administradoras contem com uma plataforma online de comunicação. Através dela,
a administradora ou o síndico podem disponibilizar extratos e incluir os
documentos que foram quitados no mês, como a conta de água, luz, notas fiscais
de serviços ou produtos. Dessa forma, o condômino consegue ver, com clareza e
riqueza de detalhes, para onde vai o dinheiro do condomínio.
Além disso, atualmente a grande maioria das administradoras
conta com serviço de prestação de contas online. Ali, os moradores podem
conferir, diariamente, o extrato da conta bancária, os pagamentos feitos e quem
está inadimplente no condomínio.
4) Uso correto de informativos
Nem sempre é a tecnologia quem vai dizer qual é o melhor
caminho para uma gestão transparente. Informar corretamente, e com alguma antecedência,
é fundamental para que os condôminos tenham segurança sobre o que está
acontecendo no condomínio. Vai começar aquela obra na quadra, por exemplo?
Avise com dez dias de antecedência com um cartaz no quadro de avisos e nos
elevadores.
Aproveite o comunicado para deixar claro que a obra foi
aprovada em assembleia, assim como todos os custos envolvidos.
5) Reunião com o conselho aberta aos moradores
Geralmente é mensal a reunião dos conselheiros, que se
encontram para vistar a pasta de documentos do condomínio. Quando o local é
gerido por um síndico profissional, o ideal é que o mesmo esteja presente na
reunião, para poder tirar qualquer dúvida dos conselheiros.
Abrir a reunião para todos os moradores, mesmo que de
maneira informal, permite que os moradores genuinamente interessados no
cotidiano do condomínio possam acompanhar as contas de perto.
6) Síndico disponível
Apesar de não ser nenhuma novidade, esse é o ponto crucial
para a administração transparente: um síndico disposto a conversar e a sanar as
dúvidas dos moradores. Sem essa abertura do síndico, fica extremamente difícil
para o morador se sentir confortável para fazer perguntas.
“É fundamental que os moradores sintam que o síndico está
disposto a escutar e sanar qualquer tipo de dúvida”, assinala o síndico
profissional Denner Batista.
Por isso, estar disponível uma vez a cada quinze dias, por
exemplo, para tirar dúvidas dos condôminos ainda é uma boa medida.
Há síndicos que também preferem centralizar e organizar o
atendimento por um canal online. O site do condomínio, ou mesmo um e-mail
oficial do síndico podem ser úteis para o esclarecimento de dúvidas.
7) Cotações e orçamentos
Outra medida eficaz para a transparência da prestação de
contas é cotar no mínimo três fornecedores diferentes antes de contratar
qualquer prestador de serviços ou de fazer uma compra. É igualmente importante
disponibilizar e compartilhar com demais interessados esses orçamentos.
Caso haja qualquer dúvida no futuro, o síndico tem como
comprovar que a empresa escolhida oferecia as melhores condições para o
condomínio naquele momento.
